【Excel】事務処理でよく見る関数③

初めに

　Excelで「既存のデータがあるけど並べ替えたい」と思ったことはありませんか。
そんな時毎回手動で、「並び替え」ボタンを押していませんか？
「数値の大きい順に並べたい」「名前順に整えたい」と思ったときに、手動で並び替え、データが更新されたらもう一度ボタンを押す。
　実は、SORT関数を使えば、ボタンを押さなくても自動で、データを更新し並び替えをしてくれるんです！データが更新されてもリアルタイムで反映されるので、手間なく作業ができます。
この記事では、SORT関数の基本から活用例、注意点まで解説していきます。

美俊

自動で更新されると、ヒューマンエラーも少なくなって便利だね

SORT関数とは？

SORT関数は、指定した範囲を指定した列を基準に昇順や降順に並び替えることができる関数です。

構文

=SORT(範囲, 並び替え対象の列, 並び替え順, [並び替えの方法])

範囲：並び替えたいデータの範囲
並び替え対象の列：並び替えの基準となる列（1から数える）
並び替え順：昇順（1）または降順（-1）
並び替えの方法（省略可）：デフォルトでは行単位で並び替え（FALSE）。列単位で並び替える場合はTRUEを指定。

美俊

『範囲』以外には入る要素の形が指定されているんだね。

例えば、A2:B10のデータをA列の値で昇順に並び替える場合は以下のように記述します。

=SORT(A2:B10, 1, 1)

この場合、並び替え対象列の「１」はAから1番目を指定するという意味です。

活用例

SORT関数は、さまざまな場面で活用できます。

1. 数値データを昇順に並び替える

売上データを低い順に並び替える場合：

=SORT(A2:B10, 2, 1)

→ 2列目（売上金額）の値で昇順に並び替え。

2. 名前をアルファベット順に並び替える

社員名簿を名前順に整える場合：

=SORT(A2:B20, 1, 1)

→ 1列目（名前）で昇順に。

3. 降順に並び替えてランキングを作成

売上ランキングを作成したい場合：

=SORT(A2:B10, 2, -1)

→ 売上金額が高い順に並び替え。

4. FILTER関数と組み合わせる（特定条件のデータのみ並び替え）

例えば、「売上が100,000円以上のデータのみ、売上順で並び替え」する場合：

=SORT(FILTER(A2:B10, B2:B10>=100000), 2, -1)

※FILTER関数は、範囲内データのものを条件に合ったものだけ抜き出す関数です。

美俊

　『範囲』の要素に関数が入るなら、『並び替え対象の列』もセル名とか入れて、出席番号順とか成績順とか、好きな順番に変えれそうだね。

注意点

元データが変わると自動で並び替えが更新される
- 手動で固定したい場合は、コピー＆値貼り付けをする。
Excel 365 / 2019以降でのみ利用可能
- それ以前のバージョンでは使用できない。
並び替えの基準列に重複データがある場合の扱い
- 同じ値が並んだときの並び順は、元データの順序に依存する。

まとめ

　SORT関数を使うと、データの並び替えを自動化でき、手動で並び替える手間がなくなります。
特に、売上ランキングや名簿の整列など、頻繁に並び替えを行う業務で役立ちます。
パワークエリと合わせることで番号で管理しているものの確認など多岐にわたり使用することができます。

あなたはどんな場面でSORT関数を使ってみたいですか？ぜひコメントで教えてください！